STRUKTUR ORGANISASI, JOB DESCRIPTION & 4 FUNGSI PERUSAHAAN JASA

Strukutur Organisasi

            Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.

Hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi yaitu :

1. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi.

2. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi, tingkatan hirarki serta besarnya rentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan organisasi.

3. Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian organisasi dan pengelompokan bagian-bagian organisasi menjadi suatu organisasi yang utuh.

Salah satu perusahaan PMDN (Penanaman Modal Dalam Negeri) yang ada di Indonesia yang bergerak di bidang jasa. Adapun pelayanan jasa yang diberikan adalah jasa pengangkutan (Overbringgin, Stripping, Stuffing, dan ON/OF Container).

Jaringan usaha yang dilakukan:

1.  Mengadakan pendekatan kepada eksportir/importir dengan biaya murah.

2. Selalu mengadakan lobi dengan pihak pemerintah agar biaya-biaya di pelabuhan tetap stabil atau tidak ada kenaikan.

3. Selalu menjaga agar jangan sampai terjadi klaim akibat kerusakan barang baik ekspormaupun impor.

Rencana kegiatan :

1.  Memperbesar usaha transportasi darat/angkutan.

2.  Membuat pergudangan baru tempat penyimpanan barang ekspor/impor.

3. Memperbanyak alat-alat mekanik agar kegiatan arus bongkar/muat dalam keadaan stabil dan lancar.

Job Desc menurut struktur organisasinya :

      1.   Manajer Umum (General Manager)

Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan meliputi memimpin mengatur, membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan, dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan produk-produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten.

Tugas Dan Tanggung Jawab Manajer Umum :

 a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya

 b. Mengelola operasional harian perusahaan

 d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan

 e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan

      2.   Sekretaris

Sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

Menurut wewenangnya mempunyai tugas sebagai berikut:

 a.Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci,   filling, surat menyurat.

 b.Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

 c.Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

      3.  Operational Manager

Operational Manager merupakan pimpinan dalam divisi operasi yang bertugas untuk mengatur, mengendalikan dan melaksanakan tugas operasional.

Tugas dan wewenang Operational Manager :

   a. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan.

   b. Merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi seluruh kegiatan operasi dalam pengembangan perusahaan sampai tuntas.

   c. Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan di bidang pengembangan.

Operational Manager membawahi enam sub bagian yaitu :

1. Kepala Lapangan bertugas mengatur pekerjaan di lapangan baik operator alat-alat berat,  driver, dan   cleaning service.

2. Kepala Mekanik bertugas mengatur pekerjaan dalam perbaikan alat-alat berat atau kendaraan yang rusak.

3. Assisten Mekanik

4. Operator dan Driver bertugas mengoperasikan/mengendalikan alat-alat berat atau kendaraan sesuai perintah Kepala Lapangan.

5. Cleaning service bertugas membersihkan, dan menata kantor maupun lapangan.

6. Operator

       4.    Human Management Development (HRD)  

Human Management Development (HRD) Manager merupakan pimpinan bagian personalia yang bertugas untuk mengatur dan menyelesaikan perihal yang berhubungan dengan dengan kepegawaian.

Tugas dan Wewenang HRD :

a.  Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. 

b. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat SOP, job description, training and development system dll.

c.  Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi.

       5.    Manajer Keuangan

Bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur yang satu ini mempunyai tanggung jawab terhadap keuangan untuk operasional perusahaan. Tugasnya adalah mengatur menejemen keuangan mulai dari belanja rutin untuk proses produksi dan keperluan perusahaan yang lain.

Fungsi bagian keuangan adalah sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, dan Sistem Informasi Keuangan.

b.  Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusahaan.

c. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.

d.  Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

Contoh Susunan Struktur Organisasi